3 etapas en la gestión de proyectos

Un líder de proyectos conoce la importancia de la planeación y la comunica a todos los integrantes. La planificación es sinónimo de orden y disciplina del trabajo colaborativo, con la finalidad de buscar en tiempo y costo la conclusión del proyecto.

En la planificación de un proyecto existen 4 etapas generales que siempre deben estar presentes:

Organización de proyecto

Si bien todas las actividades del proyecto son importantes, algunas de ellas sobresalen por la alta responsabilidad en asegurar el éxito del proyecto. El líder del proyecto es la figura central que dirige el trabajo de los diferentes grupos de desarrollo que son necesarios conformar.

No basta con tener un plan de actividades coherentes y bien definido, es necesario conformar un ambiente propicio de investigación y desarrollo con el propósito de encausar adecuadamente las actividades del personal, y sobre todo contar con suficiente experiencia en las principales actividades que requiere el proyecto.

Ejecución de proyecto

De acuerdo a los requerimientos del proyecto, se conforman los grupos de desarrollo. Para ello es probable que se haya contratado capital humano a fin de cubrir el perfil de cada grupo, esto en caso de no contar con las personas requeridas. Cualquiera que sea el caso, cada grupo tendrá metas específicas y un tiempo límite para hacer su trabajo. Haciendo un esfuerzo por distinguir dichos grupos de trabajo, sin que esto vaya a ser interpretado como una regla general.

•  Modelación y simulación: Se encarga de validar los modelos matemáticos de los sistemas que requiere el prototipo.
•  Electrónica y control: responsable de las tareas de diseño electrónico, instrumentación, cableado y control, así como la programación de controladores, tarjetas o cualquier dispositivo requerido en el prototipo.
•  Diseño y Manufactura: Ejecuta el diseño mecánico de las piezas que conforman el prototipo, así como actividades de manufactura y ensamble.
•  Documentación técnica: Efectúa la búsqueda de la información especializada que requiere el proyecto, así como la elaboración de los diversos manuales requeridos en la entrega del proyecto.
•  Seguimiento y control: Se encarga de llevar el registro, seguimiento y control de las actividades realizadas por los otros grupos. Efectúa reportes y presentaciones de avance requerido durante el desarrollo del proyecto.

 Seguimiento de control

En esta actividad recae una gran responsabilidad debido a que su función se orienta en lograr en tiempo y forma la conclusión del proyecto. El seguimiento se orienta en ejecutar un estrecho acompañamiento a los grupos de desarrollo, procurar que cuenten con los recursos y las condiciones idóneas para hacer su trabajo.

El control se sustenta generalmente en acciones que permiten al líder del proyecto tomar decisiones correctivas que den continuidad al proyecto a fin de garantizar su buen término y evitar retrasos. Dependiendo del tipo de proyecto a efectuar, el líder diseña e implementar estrategias que le permitan tener una certeza del estado de avance del proyecto.

• Asegurar conceptualmente que el prototipo es funcional y realizable.
• Confirmar que la modelación del prototipo corresponde con la realidad.
• Verificar que el software implantado está libre de fallas.
• Revisar que todos los planos se encuentran aprobados y firmados.
• Confrontar todos los planos de fabricación con las piezas manufacturadas.
• Comprobar regularmente el avance del proyecto de acuerdo a la planeación.
• Ratificar que se cuenta con los recursos requeridos para el proyecto.
• Asegurar que los entregables del contrato estarán listos en tiempo y forma.
• Corroborar que el prototipo funciona de acuerdo a especificaciones.
• Comprobar la robustez del software y el hardware del prototipo

Reglas de oro

• Gestionar adecuadamente los recursos del proyecto.
• Reducir los tiempos de desarrollo del proyecto.
• Focalizar y evaluar puntos de control específicos.
• Reducir los costos asociados al seguimiento del proyecto.
• Lograr una visión global del proyecto.
• Facilitar el desarrollo del proyecto de forma integral.
• Claridad en las actividades a realizar.
• Facilitar la dirección y evaluación del proyecto.
• Acrecentar la experiencia de gestión del proyecto.
• Generar confianza y buena imagen hacia los clientes.
• Efectuar pruebas FAT y SAT.

Tomando en cuenta las 4 grandes etapas para la gestión de un proyecto podremos tener una visión más amplia de un proyecto y ejecutarlo con la mayor planeación y control posible, asegurando el éxito del proyecto.

Es importante destacar que los puntos presentados no son los únicos a tomar en cuenta, también se deben tomar en cuenta otros puntos, como el trato con el cliente, técnicas de liberación de proyecto, documentación legal, entre otros.

¿Te gustaría conocer más acerca de la gestión de proyectos? Te invito a que dejes tu opinión en la caja de comentarios.