¿Cómo gestionar un proyecto de automatización/industrial y no morir en el intento?

La gestión de proyectos es una metodología aplicada para administrar recursos, tiempo para lograr un objetivo.

La complejidad de los proyectos varían de los valores involucrados en los requerimientos: tanto del tiempo, el presupuesto, los procesos a automatizar, las máquinas, etc (Hablando de proyectos de automatización)

No importa la experiencia que tengas administrando proyectos, siempre hay variables que aparecen y pueden poner el proyecto en peligro, o al menos lo alejan de los requerimientos iniciales poniéndote en al filo de la cordura.

Es por eso, que te ponemos el día de hoy los 5 consejos para gestionar un proyecto de automatización de manera exitosa.

Consejo 1. Comunicación es la base de todo.
Quizá sea la más obvia pero por alguna razón, es la que más falla. Y hablamos desde la comunicación de manera interna con tu equipo de trabajo, como con tu cliente y con tus proveedores. Recuerda que todos están ahí por un fin en común, por lo que todos deben de saber los bullets principales del proyecto:

• Requerimientos generales.
• Tiempo y budget establecido.
• Resultado que se espera.

Responsabilidades de cada área (sí, el cliente también participa en este juego y es de los que tiene más tiene que ver con el éxito o no del proyecto).

Establezcan de manera previa cuál es el puente de comunicación entre todos, las reuniones, los reportes, etc. Lo que necesitamos es un sistema que sea fácil de entender, fácil de acudir en caso de duda y que todos estén presentes. Lo que queremos evitar son: SORPRESAS. Si enfatizamos en la comunicación transparente, es porque nunca falta aquel incauto que menciona: "Es que no sabía". Eliminemos los gaps de comunicación, te ahorrarás muchos mal entendidos.

Consejo 2. Registra el camino con migajas de pan.

Así como el cuento de Hansel y Gretel, las migajas son importantes. ¿A qué nos referimos con migajas? A la programación, a lo escrito en sí. Supongamos que te contratan para crear un programa desde cero, ha cambiado el proceso o la máquina, y quieren que lo adaptes. Pero en vez de poner parches, desean que lo hagas "from scratch". Ahora, ¿Qué harías? ¿Borrarías todo el programa actual? De todos modos no te va a servir, o quizá lo guardas en la máquina del cliente quitando memoria, ¿Y si necesitas revisar una secuencia anterior para basarte con la nueva pero ya todo está borrado? 

No estamos diciendo que acumules toda la información como sótano en casa de tu tío, pero sí necesitas tener un backup de lo que se tiene. Esto incluye cualquier información obtenida de cliente, y que justamente por eso: porque no es tuya, deberías de guardarla hasta que ya no la necesites. En cuanto termine el proyecto, pasaría a ser parte de los entregables a tu cliente. Ya él sabrá qué hacer con esa información, pero ya no queda contigo. 

Tener un regsitro eficaz de lo que sucede durante el proyecto y con lo que se cuenta, te ayudará en un futuro, o quizá no, pero al menos estarás seguro de ello.

Consejo 3. Pruebas, pruebas y más pruebas.

Otro punto super importante que es muy obvio pero creénos cuando decimos que no nos dejamos de sorprender cuando esta regla no se cumple. Muchas veces terminamos algo y lo lanzamos sin probarlo antes. Necesitas involucrar al menos 2 filtros de evaluación para obtener retroalimentación, corregir, probar, retrolaimentar y así sucesivamente. Desde los primeros códigos del programa, pasando por las pantallas del HMI con enfoque de manejo de usuario, hasta la secuencia correcta aplicada en planta. 

Alguna vez nos ha tocado presenciar que algún programador emocionado anunciaba la secuencia en campo "a la primera", cuando nos reunimos a ver la secuencia, la máquina no arrancó. Por alguna razón el programa no corría, y todos los ingenieros de campo con los supervisores no se llevaron una gran impresión. Realmente había un tema técnico mínimo que corregir, pero si se hubiera puesto a probar desde al menos 2 horas antes, eso no habría pasado. Sabemos que quieres ser que todo arranque a la primera, pero las pruebas son tus amigas, no les dejes de hablar.

Consejo 4. Prepárate para todo/Pregunta todo.

Uno nunca sabe lo que podrá pasar el día de mañana, por lo que siempre deberás de ver no solo el paso que acabas de dar hoy, sino los 5 siguientes que darás la próxima semana. Por más obvia sea la pregunta o por más que parezca que no te compete, siempre haz esa pregunta, uno nunca sabe cómo podrá impactar en el proyecto. Hay una frase que describe perfecto este consejo: "Espera lo mejor pero prepárate para lo peor". 

"No creo que se acabe la batería de la lap", "Sí me alcanza la gasolina para mañana", "No creo que sea tan malo". Es fácil decirlo y pensarlo, pero tú sabes, yo sé, él sabe, ella sabe, nosotros sabemos, ellos saben que no puede ser así, la vida es muy curiosa y juguetona, por lo que no siempre juega a nuestro favor. 

Como gestor de proyectos, siempre debes de estar construyendo de manera constante un plan "B" por si acaso, y tal como todo, siempre cambia, es parte de ser PM: la flexibilidad ante los cambios.

Consejo 5. Más vale una noticia mala a tiempo, a una noticia mala a destiempo.

En un mundo ideal, aún con toda la metodología aplicada del PMP, con la comunicación transparente, con el mejor equipo de trabajo, con el cliente de tus sueños...las cosas no salen como las planeas. Sí, reduces el porcentaje de error, pero siempre hay una contingencia latente. Con esto no queremos desanimarte para que hagas caso omiso a todo lo aprendido y a las buenas prácticas, ¡Jamás hagas eso! Solo queremos proveer la imagen de lo que puede pasar y lo más seguro es que no le guste a alguna de las partes involucradas. Pero ¿Sabes algo? También es parte del show, como dicen por ahí. ¿Qué pasa cuando esto sucede? Bien, si has aplicado la metodología y los pasos a seguir de manera exitosa, tendrás algo que quizá no te guste pero que te puede ayudar al mismo tiempo: podrás darte cuenta de manera ANTICIPADA cuando algo no saldrá como se tiene planeado. Así es, lo único que nos queda es saber con el mayor tiempo por delante cuando algo no saldrá bien o va a cambiar. Esto es parte del trabajo de un Project Manager. Entre más tiempo tengas cuando lo sepas, podrás ver las opciones que tienes. Es más fácil tomar una decisión con tiempo, que una de manera urgente. 

De esta manera, podrás comunicar la mala noticia a tu cliente, pero con una solución que le sea razonable, que le haga sentido, que cuando la presentes y tu cliente la cuestione, tengas las respuestas a sus inquietudes. 

De esto se trata el Project Management, de liderar, de buscar soluciones, de reducir riesgos, de coordinar equipos, pero sobre todo, de llegar todos en el mismo barco al destino en común sin perder la cabeza.

No es fácil, pero vale la pena cuando ves el resultado final creado por sudor y esmero.

Esperamos que estos 5 consejos para gestionar proyectos de automatización te ayuden, y recuerda que en la Academia tenemos cursos para ti que busca crear una carrera en la programación industrial.

Si tienes algún comentario o pregunta, déjanos un comentario y estaremos gustosos de responderte.